Powierzenie samochodu służbowego pracownikowi

Do powierzenia samochodu służbowego pracownikowi zastosowanie mogą znaleźć przepisy Kodeksu pracy poświęcone przekazaniu zatrudnionemu mienia przedsiębiorcy. Niemniej regulacje kodeksowe są skąpe jeśli chodzi o szczegóły takiej współpracy.

Nie odnoszą się do wielu kwestii praktycznych związanych z korzystaniem z pojazdu, np. kwestii korzystania z dedykowanego danemu użytkownikowi auta bądź powierzenia go osobie trzeciej, konsekwencji kolizji, awarii, spraw związanym z eksploatacją.

Z tych względów popularną praktyką jest zawieranie dodatkowej umowy pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, która będzie regulowała ważne zagadnienia związane z jego eksploatacją i nie tylko. W praktyce najczęściej spotykana jest sytuacja, w której treść umowy nie jest szczegółowo negocjowana przez strony, ale pracownik otrzymuje jej wzór, zawierający postanowienia, jakimi standardowo w tego typu relacjach posługuje się jego właściciel lub podmiot użyczający. Trzeba jednak uważać, by zapisy były zgodne z prawem.

Mimo podpisania umowy o powierzenie mienia nieważne będą postanowienia rozszerzające obowiązki pracownika poza zakres konieczny do normalnego korzystania z pojazdu, zgodnego z jego przeznaczeniem i dokumentacją techniczną. Niedozwolonym zapisem może być także ewentualność stosowania kar umownych.

Kodeks pracy reguluje wyczerpująco kwestie odpowiedzialności pracownika, nie należy zatem w tych sprawach stosować np. przepisów Kodeksu cywilnego. To właśnie dlatego przepisy o ewentualnych karach zawarte w umowie z pracownikiem, będą nieważne.

Takie stanowisko znajduje odbicie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Na przykład w orzeczeniu z 8 stycznia 2008 r., II PK 120/07, sąd stwierdził, że stosowanie Kodeksu cywilnego w stosunkach pracy jest dopuszczalne ale tylko w sprawach, których nie reguluje Kodeks pracy. Do takich nie można zaliczyć regulacji odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu pracodawcy.

Inny przykład bezprawnego postępowania przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi stanowi wymóg podpisania deklaracji wekslowej lub weksla in blanco. Takie rozwiązanie bywa stosowane jako zabezpieczenie pracodawcy na wypadek, gdyby zatrudniony nie rozliczył wszystkich spraw związanych z używaniem samochodu.

Kodeks pracy nie zawiera postanowień wprost zakazujących stosowanie weksli, ale z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że przepisy Kodeksu pracy wyczerpująco regulują odpowiedzialność pracownika i takie weksle będą nieważne z mocy prawa.

Mimo ograniczeń wynikających z generalnej nadrzędności przepisów Kodeksu pracy nad Kodeksem cywilnym, umowy dotyczące powierzenia środka lokomocji mogą stanowić poważny oręż w walce z ewentualną niesubordynacją pracownika. Wśród dozwolonych postanowień znajduje się między innymi "wyrażenie zgody przez pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia wartości szkody".

Brak zapisania takiej regulacji powoduje, że pracodawca może, wyłącznie na podstawie prawa kodeksowego, domagać się odszkodowania za szkodę tylko do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.

W sytuacji gdy szkoda jest wyższa, nie uzyska pełnej rekompensaty i bez zgody pracownika na potrącenie odszkodowania z wynagrodzenia, pozostaje tylko drogą sądowa. Warto pamiętać, by w stosownym porozumieniu zawrzeć wspomnianą adnotację, wszak nie zawsze ubezpieczenie pokryje wszystkie koszty zdarzenia drogowego.

Dozwolonym postanowieniem umowy jest także możliwość korzystania przez pracownika ze służbowego samochodu do celów prywatnych, w zamian za świadczenie pracy. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć podatkowych konsekwencji korzystania z auta w celach nie związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych, które jeśli nie są dodatkowo płatne a przez organy skarbowe traktowane jak przychód podlegający opodatkowaniu jako część wynagrodzenia za pracę. W tym celu należy ustalić rynkowe wynagrodzenie za takie użytkowanie pojazdu.