Monitoring floty – dlaczego warto zainwestować w system

Dyrektor sprzedaży najważniejszą zaletę w zastosowaniu urządzeń monitorujących pojazdy dostrzeże w możliwości kontroli działania podwładnych, na przykład jak dużo czasu przedstawiciele handlowi spędzają u klienta - czy faktycznie pracują "w terenie" a nie z domu.

Nie bez znaczenia pozostają godziny, w których rozpoczęli/zakończyli danego dnia czynności zawodowe, ale także ile minut czy godzin zajmuje im dotarcie z punktu A do punktu B. Użytkownicy samochodów firmowych nierzadko oprócz spraw służbowych przy okazji załatwiają bowiem różnego rodzaju prywatne interesy.

Na sporadyczne zrobienie szybkich zakupów niejeden szef, czy manager przymknie oko. Niestety, przedsiębiorstwa stają się ofiarami poważniejszych nadużyć związanych z zabieraniem "lewych" ładunków (to dotyczy zazwyczaj kierowców ciężarówek, ale nie tylko), dodatkową pracą dla innych podmiotów gospodarczych, czy weekendowych wyjazdów z rodziną, oczywiście na pokładzie pojazdu firmowego i za firmowe paliwo.

Posiadając dobry system monitoringu, aby wyodrębnić jazdy prywatne i służbowe, wystarczy przełącznik w samochodzie - wtedy kierowca "poinformuje" ile kilometrów pokonuje we własnych potrzebach. Brak uczciwości powinna wykryć natomiast osoba nadzorująca flotę.

Analizując wydatki związane z eksploatacją samochodów - paliwo stanowi bardzo poważny punkt w budżecie każdego zarządcy floty, sięgający w przypadku aut osobowych nawet 35-50 proc. Dlatego kontrola zużycia benzyny i oleju napędowego, połączona z ewidencją faktur pozwala na niemałe oszczędności.

Oto przykład: przedsiębiorstwo branży telekomunikacyjnej użytkujące około 400 aut przez pierwsze trzy miesiące stosowania urządzeń do monitoringu pojazdów odnotowało niższe spalanie o ponad 30 proc. (!) oraz kilkanaście procent krótsze przebiegi. Inny podmiot gospodarczy z flotą ponad 100 pojazdów po roku korzystania z monitoringu mógł obniżyć koszty parku maszyn o 10 proc. Wielkość oszczędności może być różna, ale w przypadku większych flot na pewno zauważalna.

Stosując monitoring pojazdów istnieje realna szansa na ograniczenie wydatków przeznaczonych na części eksploatacyjne. Managerowie mogą bowiem zorientować się w jakim stylu jeżdżą kierowcy. Wbrew pozorom są firmy, w których dochodzi do sprawdzenia raportów związanych ze sposobu użytkowania samochodu – jego prędkości, stanu pracy silnika, a nawet akumulatora. Do kontroli dochodzi szczególnie jeśli wyniki spalania danego użytkownika odbiegają od pozostałych lub dochodzi do nienormatywnego zużycia części czy opon.

Aby osiągnąć efekt nie trzeba zakładać urządzeń monitorujących pojazdy do wszystkich środków lokomocji. Nierzadko wystarczy zamontować w kilku, kilkunastu pojazdach, by osiągnąć zamierzony efekt. Szczególnie jeśli w firmie samochody nie są przyporządkowane do konkretnego kierowcy, czyli są pulowe. Bardzo często nieufne do rozwiązania przedsiębiorstwa najpierw "testowo" kupują systemy do 3-5 samochodów, by sprawdzić "jak to działa".

Kolejna kwestia dotyczy optymalizacji tras. Manager może dokładnie sprawdzić, przez jakie miejscowości jechał kierowca np. ze Szczecina do Krakowa. Wybór najkorzystniej drogi pozwala firmie na niemałe oszczędności, choćby związane z tym, że pokonywanie dłuższych odcinków skraca żywot samochodu w przedsiębiorstwie a i wpływa niekorzystnie na ilość zużytego paliwa.

Mało tego, osoba siedząca przy komputerze widzi gdzie są auta firmowe. To stanowi duże pole do działania między innymi dla podmiotów zatrudniających serwisantów czy planujących trasy kierowców rozwożących paczki, by do pilnego zgłoszenia naprawy, odebrania paczki, wysłać pracowników będących najbliżej miejsca docelowego.

Nie brakuje firm montujących system monitoringu z powodów związanych z bezpieczeństwem i to nie zawsze w drogich autach zarządu i managerów. W przypadku kradzieży łatwiej o zlokalizowanie środka lokomocji. Przykład pozytywnego zastosowania urządzenia stanowi historia jednego z przedsiębiorstw użytkujących dostawcze Mercedesy, które w tajemniczy sposób znikały w województwie mazowieckim.

Proceder zakończył się właśnie w momencie zainstalowania GPS-a. Choć tu dodajmy, że jeśli złodziej jest profesjonalistą, może wyłączyć naprowadzanie. Na monitorowanie pojazdu bardzo przychylnie spoglądają towarzystwa ubezpieczeniowe, skłonne udzielić zniżki na ubezpieczenie. Zastosowanie monitoringu floty ma również swoje liczne wady. Więcej o tym już wkrótce.