Czym są systemy teleinformatyczne i w jaki sposób pomagają zarządzać flotą?

Świat nigdy nie rozwijał się tak błyskawicznie jak dziś. Jeszcze trzy stulecia temu wzrost gospodarczy był dla człowieka ledwo zauważalny. W ciągu czasu życia jednego pokolenia rzeczywistość praktycznie się nie zmieniała. Według ówczesnych wskaźników, by doszło do podwojenia światowego PKB potrzebny był okres 1000 lat.

To jednak już przeszłość. Rewolucja przemysłowa przyniosła istotne zmiany. By gospodarka podwoiła swoją wartość w krajach rozwiniętych potrzebne jest już tylko 30 - 40 lat. A to oznacza, że jedno pokolenie widzi potrójny lub nawet poczwórny wzrost gospodarczy. Ich rzeczywistość po prostu biegnie do przodu.

Dziś świat napędzają nie rewolucje przemysłowe, a rewolucje informatyczne. Komputery, telefony komórkowe i internet to przykłady zastosowania teleinformatyki (z angielskiego - ICT – Information and Communication Technologies) w kontekście zmian ekonomicznej rzeczywistości. Czyli szeroko rozumiany zbiór technologii umożliwiających przechowywanie, przetwarzanie oraz przesyłanie informacji stał się podstawą wielu biznesów.

Wciąż firmy odkrywają coraz to nowe rozwiązania ICT.

7 na 10 ekonomistów podczas forum zorganizowanego przez Europejski Bank Centralny w Sintrze w 2017 roku uznało, że ICT i jej znaczenie będzie rosło. Dziś nowoczesne technologie pozwalają w przedsiębiorstwach na optymalizację procesów i znaczne oszczędności. Przykład? W branży transportowej i budowlanej.

Nowoczesne technologie z zakresu teleinformatyki pozwalają ograniczyć ilość marnowanego paliwa, pomagają zwiększyć efektywność jazdy kierowców i wykazać na przykład zawyżone lub zaniżone zarobki. Nowoczesne technologie w transporcie to sposób, w jaki monitorujemy działalność i wszystkie procesy w firmie.

Dane mogą mieć ogromny wpływ na bieżące koszty. Kiedy przedsiębiorca jest pochłonięty pracą na miejscu i zarządzaniem innymi obszarami firmy, czasem trudno mu zidentyfikować obszary, które nie są efektywne. To problem, który w szczególności dotyczy transportu. I właśnie tu z pomocą przychodzą technologie.

W przypadku transportu kluczowa jest telematyka - czyli mierzenie i przetwarzanie danych dotyczących pojazdów.

Co daje telematyka w firmie? Dostęp do lokalizacji pojazdu, niższe koszty eksploatacji samochodów firmowych, zwiększoną wydajność czasu pracy pracowników (przez ograniczanie liczby nadgodzin), zwiększone bezpieczeństwo przed kradzieżą i możliwość planowania czynności serwisowych i eksploatacyjnych. A do tego wszystkiego wystarczą dodatkowe czujniki (często montowane w pojazdach i sprzęcie), systemy nawigacji oraz oprogramowanie przetwarzające dane.

Chyba nie jest tajemnicą, że żadne skuteczne przedsiębiorstwo, które dysponuje własnymi pojazdami, nie może funkcjonować bez odpowiedniego, w pełni zoptymalizowanego zarządzania.

Jeszcze niedawno cały proces był na tyle pracochłonny i uciążliwy, że niejedna firma zmuszona była wycofać się ze swojej działalności, robiąc istny "w tył zwrot". Na szczęście współczesne, w pełni zautomatyzowane rozwiązania monitoringu floty samochodowej sprawiają, że zarządzanie jest łatwiejsze i co za tym idzie także łatwiejszy do uzyskania jest też zwrot z inwestycji.

Wykorzystanie oprogramowania do monitoringu GPS floty samochodowej to ogromna szansa i wymierne korzyści dla biznesu. Innowacyjne rozwiązania dają wgląd w dane historyczne, raporty i działania kierowców, dzięki czemu w przyszłości można dokonać lepszych decyzji.

Wszechstronny wgląd w codzienne aktywności floty sprawie, że w czasie rzeczywistym przedsiębiorca może widzieć, co się dzieje w terenie. Dzięki temu będzie skuteczniej dysponować pojazdami, usprawni obsługę klienta i skróci czas poświęcony na aktualizację zadań dla pracowników i kierowców.

Dane floty można przekształcić w użyteczne i praktyczne informacje.

Przykłady rozwiązań? W Polsce mechanizmy ICT i telematyki oferuje Verizon Connect. To m.in. platforma z usługami zarządzania flotą przeznaczonymi dla biznesu.

Przykłady można mnożyć: dzięki bieżącym mapom i historii trasy można z łatwością sprawdzić aktualny status pojazdów floty (prędkość, kierunek i aktualną lokalizację). Z poziomu komputera lub smartfona można mieć wgląd na działania zespołu w każdym dowolnym dniu.

A to może przełożyć się - na przykład - na oszczędności w wykorzystaniu spalanego paliwa. Wszyscy w teorii wiemy, że powinniśmy jeździć oszczędniej i spokojniej. Głównie dla dobra środowiska, innych użytkowników drogi i samego przedsiębiorstwa i jego kosztów. W ferworze jazdy łatwo o tym zapomnieć. Dzień wypełniony pracą oznacza, że kierowcy mogą popadać w "złe nawyki" drogowe, skutkujące dodatkowymi kosztami paliwa, mandatami czy wypadkami.

Dziś standardem staje się o ukryte urządzenie, które sprawdza jak jeżdżą kierowcy. W przypadku Verizon Connect uruchamia krótki, 2-sekundowy alarm w przypadku wykrycia niebezpiecznej jazdy, lub alarm ciągły w przypadku nadmiernego przekroczenia prędkości. Po co? By kształcić kierowców. Jednocześnie system umożliwia grywalizację, czyli nagradzanie kierowców za pożądane zachowania na drodze - co oznacza, że menadżerowie, by w efekcie osiągnać wymierne korzyści, mogą nie tylko uświadamiać kierowców, ale także ich nagradzać.

Darmowa aplikacja mobilna dla kierowców pozwala im sprawdzać, jak sobie radzą i śledzić postępy w miarę upływu czasu. Automatyczne zarządzanie flotą to nie tylko zmniejszenie wydatków. To również świadomy biznes i mniejszy stres.

Przykład? Gdy rozliczamy klientów tylko za przepracowane godziny to samo powinno dotyczyć pracowników. Jeśli używamy ręcznie wypełnianych kart pracy do rejestrowania przepracowanych godzin, to możemy być pewni, że przepłacamy za pracę. Jeśli godziny na kartach pracy nie są dokładne, czyli zawyżone choćby odrobinę, po prostu rozdajemy pieniądze, które powinny zasilić budżet firmy.

Regularne zaokrąglanie godzin przez pracowników może generować znaczne dodatkowe koszty. Wystarczy dodatkowe 15 minut tu czy tam, żeby w skali całej floty zrobiła się z tego poważna kwota. Bez dokładnego i niezawodnego oprogramowania do rejestrowania czasu pracy, cała lista płac pozostaje niepewna. A takie problemy wykluczają praktycznie w całości systemy ICT dla firm.

Inny przykład? Systemy te pozwalają rozwiać jakiekolwiek wątpliwości co do tego, czy kierowcy danego przedsiębiorstwa nie używają służbowego samochodu i służbowego paliwa, żeby załatwiać osobiste sprawy po godzinach pracy. Ile służbowego paliwa (za które płacimy) marnuje personel na osobiste przejazdy?

Z perspektywy właściciela floty paliwo stanowi duży, zmienny koszt, który trudno kontrolować, a co dopiero przewidywać. Bez śledzenia GPS w każdym pojeździe po prostu nie da się stwierdzić, czy kierowcy używają samochodów służbowych niezgodnie z ich przeznaczeniem. Nie chodzi tu o śledzenie personelu, a racjonalne podejście do kosztów.

Wszystkie ręczne procesy mogą zajmować niezwykle dużo czasu, który firma bezpowrotnie straci. Do tego stwarzają ryzyko błędu. Nawet niewielki błąd, na przykład w obliczaniu przepracowanych godzin, może sprawić, że zapłacimy znacznie więcej, niż powinniśmy. To samo dotyczy rozwiązań zabezpieczających nasze rozliczenia z urzędem skarbowym. Wystarczy przejść na systemy automatyczne, które czas pracy pracowników wypełnią tak samo automatycznie, a dla urzędu skarbowego przygotują niezbędne dokumenty, by uniknąć ewentualnych kłopotów i kar.

Co ważne, rozwiązania takie, jak te oferowane przez Verizon Connect nie są zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorców. Z telematyki mogą skutecznie korzystać nawet małe i średnie firmy. Koszty wdrożenia systemów są już na tyle małe, że nawet mniejsze biznesy odczują szybki zwrot inwestycji. Często wystarczy kilka miesięcy, by wyjść na swoje, a każdy kolejny miesiąc to już czysty zysk.

Partnerem treści jest Verizon